In Meetings effizient zu kommunizieren ist nicht immer einfach. Noch schwieriger ist es allerdings, wenn Sie auf virtuelle Kommunikationskanäle zurückgreifen. Doch obwohl diese Art der Gesprächsführung immer wichtiger wird, mangelt es in vielen Bereichen noch immer an der erforderlichen Kompetenz. Wir erklären Ihnen die Rahmenbedingungen und geben Tipps für eine gelungene Kommunikation.
Maßnahme 1: Kommunikationsprozesse etablieren
Prozesse und Tools sind das A und O, um in Meetings effizient kommunizieren zu können. Dazu gehört auch, dass eine Dokumentation über alle wichtigen Beschlüsse angefertigt wird. Welchen Mitarbeiter:innen diese Aufgabe zufällt, muss in diesem Rahmen ebenfalls vorab festgelegt werden. Für die Definition dieses Prozesses gilt es, zwischen informellen und formellen Gesprächen zu unterscheiden.
1. Informelle Gespräche
Teams, die remote zusammenarbeiten, profitieren von einem definierten Kommunikationsprozess. Er ist die Grundlage dafür, in Meetings effizient zu kommunizieren.
- Timeboxing: Legen Sie einen Zeitraum für das Gespräch fest. Dieser Zeitrahmen, auch Timeboxing genannt, beschränkt die zur Verfügung stehende Zeit. Das wiederum erhöht den Fokus auf das eigentliche Thema. Optimal ist ein Zeitraum von maximal 60 bis 90 Minuten.
- Moderator bestimmen (optional): Handelt es sich um ein wiederkehrendes informelles Gespräch, dann sollte zuvor der Moderator feststehen. Dadurch lässt sich in den Meetings effizienter kommunizieren, da keine Zeit verloren geht. Eine gerne genutzte Regelung ist beispielsweise, dass die zuletzt eintretenden Teilnehmenden die Moderation übernehmen.
- Fokus: Um in Meetings effizient kommunizieren zu können, muss der Fokus erhalten bleiben. Der Moderator ist dafür verantwortlich, auf die Tagesordnung zu verweisen. Kommen Themen auf, die die Besprechung nicht unmittelbar betreffen, können sie im Anschluss besprochen werden.
- Notwendigkeit prüfen: Ein informelles Meeting ist nicht immer notwendig. Prüfen Sie zunächst, ob es wirklich unerlässlich ist. Alle Informationen oder Fragen, die kein solches Gespräch erforderlich machen, gehören in den Gruppenchat oder in eine E-Mail.
2. Formelle Gespräche
Formelle Gespräche unterscheiden sich von informellen Gesprächen, da sie einer festen Agenda folgen. Dennoch ist auch bei ihnen der Fokus entscheidend, um in den Meetings effizient zu kommunizieren.
- Termin festlegen: Verschicken Sie die offizielle Einladung per E-Mail und während der Bürozeiten. Dadurch stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmenden pünktlich sind. Das erspart es Ihnen, lange Wartezeiten vor Meetings-Beginn in Kauf zu nehmen.
- Informationen bereitstellen: Informieren Sie die Teilnehmenden vorab über den Rahmen des Meetings. So können Sie sich ausreichend vorbereiten. Gibt es schriftliche Dokumente, deren Inhalt zentral für die Besprechung ist? Dann stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder frühzeitig Zugriff darauf haben.
- Tools: Um in Meetings effizient kommunizieren zu können, ist der Fokus aller Teilnehmer:innen entscheidend. Durch Tools wie Plattformen zum Projektmanagement wird dieser Fokus geschärft.
Wichtig: Der genaue Ablauf der Kommunikationsprozesse hängt stark von der vorherrschenden Unternehmenskultur ab. Um in Meetings effizient zu kommunizieren, ist es jedoch notwendig, auf einen routinierten Prozess vertrauen zu können.
Maßnahme 2: Kommunikationsrichtlinien festlegen
Nachdem der richtige Kommunikationsprozess definiert ist, stellen Sie die Richtlinien zur Kommunikation auf. Um in Meetings effizient kommunizieren zu können, ist es sinnvoll, diese Guidelines unternehmensweit zu implementieren.
Beantworten Sie dafür zunächst die folgenden Fragen:
- Um welche Zeit findet das Online-Meeting statt?
- Wie und wo findet die gemeinsame Kommunikation statt?
- Gibt es bestimmte Gesprächsroutinen, die in Ihrem Unternehmen unerlässlich sind?
- Was soll passieren, wenn es viele verschiedene Themen zu besprechen gibt?
- Wann und in welcher Form ist Feedback erwünscht?
Die darauf basierenden Kommunikationsregeln sorgen dafür, dass nach und nach ein gemeinsames Verständnis entsteht. Dadurch vermeiden Sie, dass beispielsweise Abkürzungen oder eine zu lockere Sprache zu Missverständnissen oder Verletzungen führen. Stattdessen sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer:innen in den Meetings effizient kommunizieren.
Gut zu wissen: Eine ideale Kommunikationsrichtlinie gibt es nicht. Es ist eine sehr individuelle Richtlinie, die zu Ihnen passen muss. Obwohl es ratsam ist, solche Definitionen für das gesamte Unternehmen zu erstellen, funktioniert dieses Vorgehen nicht immer. Beachten Sie daher die Bedürfnisse unterschiedlicher Abteilungen oder Teams.
Maßnahme 3: Meetingart und eingesetzte Tools festlegen
Eine klare Vorgehensweise zu definieren ist besonders hilfreich, wenn Sie im Meeting effizient kommunizieren möchten. Das bedeutet: Laden Sie nur relevante Personen ein und sorgen Sie dafür, den Fokus aufrechtzuerhalten.
- Informationsweitergabe: Solche Meetings helfen dabei, Informationen zu übermitteln. Hier lassen sich der Projektstatus, Erkenntnisse und Ergebnisse teilen. Fragen sammeln Sie idealerweise über die Chatversion oder externe Abfrageapplikationen. Diese Fragen können Sie abschließend beantworten, ohne den Fokus während des Meetings zu verlieren.
- Zusammenarbeit: Geht es darum, eine gemeinsame Vorgehensweise zu erarbeiten, dann handelt es sich um ein Zusammenarbeitsmeeting. Dabei geht es vor allem um Diskussionen und Brainstorming. Prädestiniert dafür sind Tools, die eine synchrone Bearbeitung zulassen.
- Entscheidungen: Entscheidungsmeetings helfen Ihnen dabei, neue Ansätze & Ideen auf Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit hin zu überprüfen. In diesen Meetings effizient zu kommunizieren ist besonders wichtig. Da das Ziel eine Konsensfindung ist, können Tools wie ein Online-Whiteboard bei einer virtuellen Abstimmung helfen.
Im Meeting effizient kommunizieren: Weniger ist mehr
Ein effizientes Meeting macht Ihr Team produktiver und involviert alle Mitarbeitenden. Dabei können Ihnen verschiedene Tools helfen. Achten Sie jedoch darauf, nicht zu viele verschiedene Softwarelösungen einzusetzen.
Andernfalls können sich die Arbeitnehmer:innen nicht zurechtfinden, was zu Frustration und Ineffizienz führt. Besser ist es, sich für einige hilfreiche Anwendungen zu entscheiden und diese gezielt zu schulen.
Fazit: Kommunikation in virtuellen Meetings
Um in Meetings effizient kommunizieren zu können, benötigen Sie die richtigen Kommunikationsprozesse. Darauf basierend legen Sie Ihre Kommunikationsrichtlinien fest. Je nach Art des Meetings kann es zudem sinnvoll sein, verschiedene Tools für die Kollaboration hinzuzuziehen.
Wichtig: Die virtuelle Kommunikation ist die Grundlage für Ihren Unternehmenserfolg. Hier lassen sich persönliche Kontakte pflegen und stärken – selbst über die Ländergrenzen hinweg. Deshalb ist es notwendig, durch eine effiziente Kommunikation ein Gefühl der Zusammengehörigkeit und Nähe zu erschaffen. Gelingt Ihnen das, dann profitieren Sie von mehr Wirtschaftlichkeit und einem zuverlässigen Wettbewerbsvorteil.
