Virtuelle Meetings erfolgreich & stressfrei durchführen


Virtuelle Meetings erfolgreich und stressfrei durchführen

Virtuelle Gespräche haben stark zugenommen. Unabhängig davon, ob Besprechungen digital über Skype, Microsoft Teams, Zoom oder Slack stattfinden – enden manche Meetings leider im Chaos. Wie man in virtuellen Gesprächen gut miteinander umgeht und Besprechungen erfolgreich durchführt, erläutern wir Ihnen.

In Besprechungen, die persönlich stattfinden, lässt man die Vortragenden aussprechen und unterbricht Gesprächspartner nicht. Das versteht sich von selbst. Doch die Erfahrung zeigt, dass die Umgangs- und Verhaltensformen bei digitalen Meetings angepasst werden müssen, weil Mimik und Gestik bei diesen Gesprächen häufig untergehen.

Chatiquette – in der Theorie

Der Begriff „Chatiquette“ hat inzwischen Einzug in den DUDEN gehalten. Zusammengesetzt aus den Begriffen „Chat“ und „Etiquette“ werden damit die Umgangsformen beim Chatten bezeichnet. Also eine Art „Knigge“ für Chat-Unterhaltungen, ähnlich wie die „Netiquette“, die sich auf die Kommunikation im Internet insgesamt bezieht. Anders als im klassischen „Knigge“ gibt es jedoch kein Standardwerk, sondern nur eine Reihe von Sammlungen zu diesem Thema in Internet.

Bei den wesentlichen Regeln besteht meist Einigkeit

  • Respekt, Höflichkeit und Hilfsbereitschaft gegenüber anderen Personen im Chat
  • Keine rassistischen, beleidigenden, bedrohenden oder strafbaren Äußerungen
  • Kein Spammen und Flamen (d.h. keine zusammenhangslosen Äußerungen, keine massenhafte Wiederholung der gleichen Eingabe)
  • Keine Werbung für kommerzielle Angebote
  • Aussagen, die an eine bestimmte Person gerichtet sind, werden entsprechend gekennzeichnet.
  • Keine übermäßige Verwendung von GROSSBUCHSTABEN, Fettschrift und Smileys.

Was man im Arbeitsalltag für virtuelle Gespräche übernehmen kann

Auf berufliche Situationen wie Skype-Besprechungen und virtuelle Veranstaltungen lässt sich einiges davon übertragen. Ein höflicher und respektvoller Umgangston ist selbstverständlich und auch sonst machen wir vieles inzwischen ganz automatisch: Mikro aus, wenn man nicht spricht, und virtuelle Handzeichen, wenn man sprechen möchte. Aber wie steht es um sonstige Fragen und Reaktionen im Chat?

Vereinbaren Sie „digitale Gesprächsregeln“

Oftmals ist es nützlich, sich zu Beginn einer virtuellen Besprechung auf „digitale Gesprächsregeln“ zu verständigen – vor allem, wenn mehr als 5 Teilnehmer:innen zugeschaltet sind:

  • Dürfen Fragen durchgängig gestellt werden oder erst am Ende eines Vortrags? 
  • Sollen ausformulierte Fragen in den Chat geschrieben werden – oder ein „W“ für eine Wortmeldung, ein „F“ für eine Frage
  • Falls Teilnehmende per Telefon zugeschaltet sind, wie können Sie eingebunden werden?

So verlaufen virtuelle Besprechungen gleich viel reibungsloser – für alle Beteiligten

Aber zurück zur „Nettigkeit“. Im Gegensatz zur persönlichen Besprechung fallen nette Worte am Rande, Austausch und Small Talk häufig weg. Deshalb ist Kreativität gefragt:

  • Zu Beginn kann z.B. festgelegt werden, dass ein Vortrag mit Smileys kommentiert werden darf. So erfahren die Vortragenden auch dann Reaktionen, wenn sie die Zuhörenden nicht sehen können.
  • Für eine Pause kann ein digitaler Raum für eine gemeinsame „virtuelle Kaffeepause“ eingerichtet werden – oder Sie verabreden sich dazu selbst spontan mit Kolleg:innen aus der großen Runde.
  • Eine Kollegin oder ein Kollege hat etwas Interessantes gesagt? Auch hier können Sie sich im Nachgang noch austauschen – so wie sie es bei einem Präsenztermin auch tun würden, nur eben digital.

Tipp: Klären Sie doch vor der nächsten Besprechung im Team ab, welche Gesprächsregeln es in Zukunft geben soll, damit Besprechungen schnell und lösungsorientiert ablaufen. Natürlich können Sie Ideen auch ausprobieren und bei Bedarf ändern.

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